Naar aanleiding van de onregelmatigheden bij de bieding op het openbaar vervoer in Limburg is in opdracht van de aandeelhouder en de raad van commissarissen een onderzoek uitgevoerd naar de effectiviteit van interne procedures, risicobeheersing, compliance en interne control bij NS (hierna GRC-organisatie). Dit onderzoek is uitgevoerd door Alvarez & Marsal en betrof alle groepsonderdelen en werkmaatschappijen van NS in binnen- en buitenland.
In haar bevindingen stelt Alvarez & Marsal: ‘De GRC-organisatie binnen NS is nog niet voldoende op orde om het risico op onregelmatigheden en niet-integer-gedrag zo veel mogelijk te voorkomen en gewenst gedrag te stimuleren. Hierdoor bestaat onvoldoende inzicht in integriteitsrisico’s en een verhoogde kans dat integriteitsrisico’s onvoldoende worden beheerst. Zowel op gebied van Governance, Risk management als Compliance zijn structurele verbeteringen noodzakelijk om op het terrein van integriteit en onregelmatigheden beter in control te komen en deze risico’s te verminderen.’
In het rapport stellen de onderzoekers van Alvarez & Marsal dat het onderzoek geen aanwijzingen heeft opgeleverd van met ‘Limburg’ vergelijkbare onregelmatigheden. Wel constateren zij dat verbeteringen nodig zijn op het gebied van bekendheid met interne regels en procedures en de ontwikkeling van een cultuur waarin collega’s elkaar beter aanspreken op gedrag.

Maatregelen in NS Plan van Aanpak

NS heeft op basis van de aanbevelingen van Alvarez & Marsal het ‘NS Plan van Aanpak Governance, Risicomanagement en Compliance’ opgesteld, waarin alle doelen en acties zijn vastgelegd. De acties zijn met urgentie opgepakt. NS heeft de aandeelhouder en de raad van commissarissen periodiek over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen gerapporteerd. In december 2016 heeft NS de aandeelhouder per brief inhoudelijk over de voortgang van het plan van aanpak geïnformeerd.

NS In Control

Naast de gebeurtenissen in Limburg hebben ook de parlementaire enquête Fyra en het gewenste level playing field (traject om invulling te geven aan Mededingingswet en Spoorwegwet) geleid tot maatregelen en aanbevelingen. Vanwege de overlap van verschillende trajecten is het programmabureau NS In Control opgericht. NS In Control is onder andere verantwoordelijk voor ondersteuning en het in samenhang monitoren van de implementatie van ruim honderd maatregelen uit het genoemde plan van aanpak.
NS heeft afgelopen jaar belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling naar een bedrijf dat op het gebied van governance, risk en compliance aantoonbaar, ruimhartig en geloofwaardig voldoet aan de standaarden die passen bij de maatschappelijke positie en verantwoordelijkheid van NS. Daartoe zijn in 2016 ingrijpende veranderingen doorgevoerd in de structuur van de organisatie aan de hand van de herijkte strategie. Dit heeft geresulteerd in een nieuwe structuur voor de GRC-aanpak binnen NS.

Integriteitsportaal

In december 2016 heeft NS het Integriteitsportaal gelanceerd voor medewerkers met integriteitsvragen. In dit portaal kunnen medewerkers tevens – anoniem – integriteitsissues of misstanden melden. Integriteit en compliance hangen samen met het naleven van beleid en regels. Daarom zetten we een aantal middelen in dat medewerkers helpt het juiste gedrag te vertonen. Bijvoorbeeld om te helpen met vragen over welk beleid wanneer en waarop van toepassing is en voor welk type vragen, dilemma’s of klachten zij waar terecht kunnen. Ook heeft NS een bedrijfsbrede e-learning over de gedragscode ontwikkeld. Alle maatregelen, in combinatie met de nieuw ingerichte afdeling Integriteit & Compliance, versterken de bekendheid van medewerkers met regels, compliance officers en vertrouwenspersonen.
Een andere maatregel is het verbeteren van het proces van screening en toezicht met het nieuwe screeningsbeleid. Zo hebben we nieuwe criteria vastgesteld voor te screenen functies. En met de interne campagne ‘Are you secure’ heeft NS het bewustzijn van management en medewerkers op het veilig omgaan met informatie versterkt. De campagne krijgt in 2017 een vervolg voor medewerkers in de operatie. Om informatiebewustzijn te bevorderen hebben we ook trainingen en zogeheten awareness-sessies gehouden.

Three lines of defence

Met het benoemen van een directeur Risicobeheersing binnen de raad van bestuur, verantwoordelijk voor Governance, Risk en Compliance, is GRC op het hoogste niveau verankerd. Binnen GRC hanteert NS het zogeheten ‘three lines of defence’ principe. De eerste lijn, de bedrijfsonderdelen, zijn primair verantwoordelijk voor het identificeren en beheersen van risico’s. De tweede lijn wordt onder meer gevormd door de afdelingen Risk en Integriteit & Compliance. Zij ondersteunen en adviseren de eerste lijn, maar bewaken en toetsen ook dat het management zijn verantwoordelijkheden neemt. De derde lijn vormt de interne audit-afdeling: deze stelt vast of processen en het stelsel van interne maatregelen afdoende werken om op een beheerste wijze de doelstellingen te realiseren.

Cultuurprogramma

Integriteit van een onderneming valt of staat met het gedrag van medewerkers en de keuzes die zij maken. In 2017 start NS met een organisatiebreed programma om een cultuur van openheid, aanspreekbaarheid en voorbeeldgedrag binnen de hele organisatie te bevorderen. Afgelopen jaar hebben we dat voorbereid. Vanaf het najaar van 2016 hebben we gesprekken gevoerd met de managementteams van de grote bedrijfsonderdelen om de bewustwording over integriteit en de rol van leidinggevenden te stimuleren. In sessies haalden we voorbeelden op waarbij medewerkers vragen hadden over de toepassing van regels. Deze voorbeelden verwerken we in het cultuurprogramma ter lering voor andere collega’s.

Gelijk speelveld

NS heeft in de Nederlandse samenleving een bijzondere maatschappelijke en economische positie. Eerlijke concurrentie staat voorop. Naleving van nationale en internationale wet- en regelgeving is ook daarom belangrijk. In onze strategie hebben wij aangegeven dat NS dit alleen kan bereiken door als een goede partner samen te werken met andere vervoerders. Het is daarbij essentieel dat we (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen. Dit doen we door ruimhartig aan de eisen van de nieuwe Spoorwegwet en Mededingingswet te voldoen. Zo dragen we bij aan eerlijke en open concurrentieverhoudingen.
In nauwe samenwerking met ProRail hebben we een portaal opgezet waar we diensten en voorzieningen in het kader van de Spoorwegwet aan alle vervoerders transparant en non-discriminatoir aanbieden. NS heeft single points of contacts ( SPOCs) voor de afzonderlijke bedrijfsonderdelen aangewezen, waar vragen van andere vervoerders op zorgvuldige wijze behandeld worden binnen zogeheten Chinese walls. De eerste ervaringen en feedback van andere vervoerders zijn positief en gebruiken we om verder te verbeteren.
In circa 40 trainingssessies zijn meer dan 500 medewerkers, inclusief de raad van bestuur en het topmanagement, door Legal en SPOCs in de Spoorwegwet en Mededingingswet getraind. NS heeft een e-learningmodule ontwikkeld om die kennis op niveau te houden. Voorts is een opzet voor een structureel opleidingsprogramma in Spoorwegwet en Mededingingswet gemaakt.

Juridische nasleep aanbesteding OV in Limburg

Onderzoek door ACM: overtreding Spoorwegwet

De ACM concludeerde in 2015 na een klacht van Veolia dat NS in de aanloop naar de aanbesteding in Limburg de Spoorwegwet heeft overtreden. Op enkele onderdelen werd de klacht van Veolia door ACM afgewezen. Veolia heeft daartegen beroep aangetekend. Op 14 juli 2016 heeft het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb) Veolia in het ongelijk gesteld. Tegen deze uitspraak staat geen verder beroep open.

Onderzoek door ACM: artikel 24 Mw

In de zomer van 2016 heeft de ACM het feitenonderzoek naar overtreding van de Mededingingswet door NS afgerond, aan NS voorgelegd en NS gevraagd haar zienswijze hierop te geven. Dit heeft NS gedaan. ACM zal nu beoordelen of er een overtreding van de Mededingingswet heeft plaatsgevonden en zo ja, of daarvoor een sanctie wordt opgelegd door middel van een besluit. Tegen deze uitspraak staat beroep open.

Onderzoek Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (Functioneel Parket 's-Hertogenbosch) is in 2015 een strafrechtelijk onderzoek gestart naar mogelijke strafbare feiten in verband met de aanbesteding voor het openbaar vervoer in Limburg en dagvaarding is uitgebracht aan NS en haar Abellio dochtermaatschappijen. Op 13 december 2016 heeft een regiezitting plaatsgevonden. De inhoudelijke behandeling zal naar verwachting in het tweede deel van 2017 plaatsvinden. Tegen deze uitspraak staat beroep open.

Dagvaarding Veolia

NS en een vijftal met haar verbonden ondernemingen zijn door Veolia Transport Nederland Holding B.V. en een viertal met haar verbonden ondernemingen op 22 juli 2016 gedagvaard in relatie tot de aanbesteding in Limburg. Veolia vordert hoofdzakelijk een aantal verklaringen voor recht dat NS aansprakelijk is voor schade die Veolia stelt te hebben geleden in verband met de aanbesteding in Limburg. De gevorderde schade is door Veolia in dit stadium nog niet geconcretiseerd.